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So klappt der Einstieg:

Das Versenden der Bewerbungsunterlagen sollte etwa ein halbes Jahr vor Studienabschluss beginnen. Dieser (frühe) Zeitpunkt hat mehrere Vorteile: Man kann Lücken im Lebenslauf vermeiden und Professionalität beim Bewerben entwickeln. Außerdem bleibt so Zeit, Alternativen und Angebote in Ruhe abzuwägen.
Die schriftliche Bewerbung ist von zentraler Bedeutung, um das Interesse eines Arbeitgebers zu wecken. Das Unternehmen muss in kurzer, prägnanter Form davon überzeugt werden, dass der Kandidat zur offenen Stelle und zum Unternehmen passt - und zwar besser als die Mitbewerber. Im Durchschnitt bekommt ein im Deutschen Aktienindex (DAX) verzeichnetes Unternehmen pro Jahr zwischen 15.000 und 50.000 Bewerbungen. Absoluter Spitzenreiter ist Siemens mit über 100.000 eingehenden Bewerbungen im Jahr. Nur etwa 15 bis 20 Prozent der Bewerber bekommen von den DAX-30-Unternehmen die Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Bewerbungsunterlagen

Die Kunst der Bewerbung liegt darin, die für den Arbeitgeber relevanten Informationen zu liefern und diese ansprechend und vollständig darzustellen. Dabei sollte die gesamte Bewerbung auf die jeweilige Stelle ausgerichtet sein. Es muss klar werden, was den Stellensuchenden für die Position qualifiziert. Anschreiben und Lebenslauf sollten bei jeder Bewerbung individuell gestaltet werden. Wer inhaltlich keinen Bezug zum Unternehmen und zur jeweiligen Aufgabe herstellt, signalisiert, dass er sich nicht wirklich für die Position interessiert oder sich nicht richtig mit ihr auseinander gesetzt hat. Zu einer vollständigen Bewerbung gehören:

Individuelles Anschreiben (etwa eine Seite)
Tabellarischer Lebenslauf
Foto (kein Automatenfoto!)
Arbeits- / Lehr- / Praktikantenzeugnisse
Diplomzeugnis bzw. Vordiplomzeugnis und Notenspiegel
Abitur- evtl. sonstige Zeugnisse
Zertifikate über Zusatzqualifikationen (z.B. Sprach- oder Computerkenntnisse)

Besonders wichtig ist der tabellarische Lebenslauf, der vollständig und übersichtlich sein muss. Er soll dem Leser alle wichtigen Informationen über Lebens-, Studien- und Berufsweg vermitteln. Außerdem muss er eine konsequente Ausrichtung auf die jeweilige Position erkennen lassen. Die einzelnen Zeitabschnitte sind lückenlos aufzuführen, möglichst mit den Monatsangaben (z.B. 10/01 bis 8/02). Die Checkliste zum Lebenslauf (siehe dort) hilft bei der richtigen Zusammenstellung der Daten.

Das Anschreiben muss das Interesse des Lesers wecken. Es darf nicht den Lebenslauf mit anderen Worten wiedergeben, sondern sollte Gründe dafür liefern, warum der Bewerber für die jeweilige Position besonders geeignet ist. Die zentralen Fragen der Personalchefs sind:

Warum interessiert sich der Bewerber für die Stelle?
Passt er zum Unternehmen und zur Stelle?
Bringt er wichtige Qualifikationen mit, die über das Anforderungsprofil für die Stelle hinausgehen, bringt er einen Zusatznutzen?
Nach Anschreiben und (tabellarischem) Lebenslauf werden die weiteren Unterlagen chronologisch geordnet - und ggf. nach der Gliederung des Lebenslaufes getrennt. Die aktuellsten Unterlagen liegen oben. Bei Hochschulabsolventen ist selbstverständlich das Abschlusszeugnis ein zentrales Dokument. Ist es zum Zeitpunkt der Bewerbung noch nicht ausgestellt, muss der letzte Zwischenabschluss (z.B. Vordiplomzeugnis) belegt werden. Um dem Leser einen Überblick über die aktuellen Leistungen zu geben, sollte man einen Notenspiegel beilegen. Das wirkt übersichtlicher als eine Vielzahl kopierter Scheine. Auch Studienschwerpunkte können so hervorgehoben werden.

Qualifikationsprofil

Der Lebenslauf stellt den Werdegang in einer relativ starren Form dar. Oft bietet er nicht genügend Raum, um das persönliche Qualifikationsprofil adäquat zu präsentieren. Um seine besonderen Vorzüge, bisherigen Erfolge und beruflichen Ziele stärker in den Vordergrund zu stellen, kann es sinnvoll sein, die Bewerbungsunterlagen um ein Qualifikationsprofil - das so genannte dritte Blatt - zu ergänzen.In einigen Handbüchern werden konkrete Darstellungsformen als Muster vorgestellt. Die Autoren schlagen manchmal Formulierungen wie "Was Sie sonst noch über mich wissen sollten..." o.ä. vor. Auf Personalverantwortliche wirkt eine solch standardisierte Präsentation jedoch nicht immer überzeugend: Wer das zehnte Mal die gleichen phrasenhaften Selbstdarstellungen liest, behält den Kandidaten nicht unbedingt positiv im Gedächtnis. Entscheidend ist hier eine wirklich individuelle Darstellung.

Liegen zum Beispiel erste Berufserfahrungen in der Unternehmensberatung vor, kann ein Erfahrungsprofil erstellt werden, das die Projektaufgaben und -ergebnisse aussagefähig präsentiert. Auch im IT-Bereich bieten sich Erfahrungsprofile an, die auf Kenntnisse in bestimmten Systemen und Programmiersprachen hinweisen. Das Profil sollte auf eine Seite begrenzt sein und nach dem Lebenslauf kommen. Bei promovierten Bewerbern sollte die Liste mit den wichtigsten Veröffentlichungen enthalten sein. Individualität ist der entscheidende Erfolgsfaktor. Das Qualifikationsprofil darf keine Wiederholung von Anschreiben und Lebenslauf sein. Nur so kann die - noch - nicht zum Standard der Bewerbung gehörende Zusatzinformation Interesse wecken.

Wer Zusatzqualifikationen nachweisen kann, sollte entsprechende Dokumente beifügen - besonders, wenn die Leistungen im Zusammenhang mit der angestrebten Position stehen. Das gilt für eine Berufsausbildung und andere Praxiserfahrungen, Computer- oder Sprachkenntnisse, Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen, Veröffentlichungen usw.

Bewerbung per Mail

Verschiedene Jobbörsen bieten die Möglichkeit der Online-Bewerbung als besonderen Service an. Bei der direkten Kontaktaufnahme zu einem Unternehmen lässt sich mit einem Blick auf die Homepage klären, ob das Unternehmen auf diese Form der Bewerbung eingestellt ist. Sollte weder eine E-Mail-Funktion noch ein Online-Bewerbungsformular explizit für das Versenden von Bewerbungen vorgesehen sein, empfiehlt es sich, nur die erste Kontaktaufnahme per Internet durchzuführen und bei weiter bestehendem Interesse die klassische Bewerbung auf den Postweg zu bringen. Blindbewerbungen sind online nämlich meist nicht besonders vielversprechend. Ein Test der Personalberatung Axis hat ergeben: Ein Drittel der Bewerbungen wird gar nicht beantwortet. Nur ein Fünftel der Unternehmen reagierte innerhalb eines Tages per E-Mail.

Unternehmen, die eine Online-Bewerbung ermöglichen, bieten meist Standardformulare an. Diese stellen häufig aber nur begrenzten Raum zur Verfügung, so dass sich der Bewerber seine Formulierungen um so gründlicher überlegen sollte. Dies gilt besonders für jene Felder, in denen der Bewerber die Möglichkeit hat, sein spezifisches Interesse an dem Unternehmen und seine besondere Eignung für die Position deutlich zu machen.

Auch bei der nicht standardisierten Bewerbung per E-Mail sind einige Formalien zu beachten: Das Anschreiben sollte an einen konkreten Ansprechpartner gerichtet sein. Es ist wichtig, dass aus der Betreffzeile hervorgeht, dass es sich um eine Bewerbung handelt. Vor dem Abschicken sollte das gesamte Dokument ausgedruckt und noch einmal gelesen werden, da auf dem Bildschirm Tippfehler leicht übersehen werden. Denn auch die Online-Bewerbung muss professionell und fehlerfrei sein, wenn sie zum Traumjob führen soll.

Und noch ein wichtiger Tipp für die E-Mail-Bewerbung: Der Schreibstil sollte nicht dem allgemein üblichen (lockeren) E-Mail-Jargon angepasst werden. Denn es handelt sich selbstverständlich auch bei einer Online-Bewerbung um eine offizielle Bewerbung. Daher sollte der Stellensuchende den für die klassische Bewerbung üblichen Stil wählen. Außerdem ist es wichtig, dass das Anschreiben individuell formuliert wird - und nicht wie eine elektronisch verbreitete Massenaussendung wirkt.

Checkliste

Übersicht: Die erfolgreiche Bewerbung

• Äußere Form: Stimmen äußere Form, Orthografie und Grammatik?
• Schreibstil: Ist der Text ansprechend geschrieben? Übertreibungen, zu lange Sätze und der ständige Gebrauch des erweiterten Infinitivs sollten vermieden werden.
• Argumente: Wurde das Anschreiben argumentativ verfasst (z.B. die Diplomarbeit im Anschreiben nur hervorheben, wenn sie einen Bezug zur Position aufweist) und zur Profilierung genutzt?
• Vollständigkeit: Sind die Unterlagen vollständig? Wurden alle Angaben (mit Noten) belegt? Handelt es sich um "normale" Kopien, deren evtl. Verlust verschmerzbar wäre?
• Stimmigkeit: Gibt es nachvollziehbare Erklärungen (Unterstützung der Familie, finanzielle Gründe, gesellschaftspolitisches Engagement) für evtl. "Schwächen" (lange Studiendauer, Fachwechsel, durchschnittliche Noten)?
• Angaben: Ist der mögliche Eintrittstermin erwähnt und, sofern in der Anzeige gefordert, eine Gehaltsvorstellung angegeben?
• Foto: Wurde das Foto in einem professionellen Studio aufgenommen? Ist der Name auf der Rückseite vermerkt?
• Unterschrift: Ist der Lebenslauf unterschrieben und mit Ort und Datum versehen?

Checkliste: Tabellarischer Lebenslauf

Mögliche Fragen des Bewerbers im Vorstellungsgespräch

• Wie ist die Abteilung organisiert, in der die Stelle angesiedelt ist?
• Wie sieht das künftige Aufgabengebiet konkret aus?
• Welche Verantwortung und welche Entscheidungsbefugnisse sind damit verbunden?
• Wie ist die künftige Position in die Führungsstruktur des Unternehmens eingebunden?
• Wie sehen die Arbeitsbedingungen und die Anforderungen des Arbeitsplatzes aus?
• Wie ist es im Unternehmen um die Personalentwicklung bestellt?

Das Vorstellungsgespräch

Wer die Bewerbungsunterlagen verschickt hat, braucht Geduld. Es ist durchaus üblich, dass bis zur Einladung zum Vorstellungsgespräch mehrere Wochen vergehen. Diese Zeit kann sinnvoll genutzt werden: Je mehr Informationen sich der Bewerber über den möglichen Arbeitgeber beschafft, desto glaubwürdiger erscheint sein Interesse an der Position. Außerdem sind im Vorstellungsgespräch Fragen üblich, die das Unternehmen, seine Märkte und Produkte betreffen. Wer während des Gesprächs beispielsweise sein Interesse an Auslandseinsätzen betont, sollte über internationale Aktivitäten des Unternehmens Bescheid wissen. Bewerber, die gut informiert sind, können wesentlich entspannter und selbstsicherer auftreten. Stellt die Firma vorab Informationsmaterial zur Verfügung, sollte man dieses sehr genau durcharbeiten. Viele Arbeitgeber ziehen aus der Art der Vorbereitung auf das Gespräch Rückschlüsse auf die zukünftige Arbeitsweise.
Zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch gehört auch, dass man sich Gedanken über die ausgeschriebene Stelle macht und eine präzise Vorstellung von der Position entwickelt hat. Man sollte noch einmal prüfen, welche Unterlagen man dem Unternehmen geschickt hat und sich nochmals die eigenen Zielvorstellungen vergegenwärtigen.
Bei der Anreise zum Vorstellungsgespräch sollte reichlich Zeit eingeplant werden. Von den angebotenen Anreisemodalitäten sollte man nach Möglichkeit nicht abweichen. Wer ein Taxi benutzt, obwohl es eine problemlose Verbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln gibt, signalisiert u.U. mangelndes Kostenbewusstsein. Auch der Bewerber darf natürlich erwarten, dass sein Gesprächspartner pünktlich erscheint. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen die Kandidaten empfängt und mit ihnen umgeht (z.B. bei der Erstattung der Reisekosten), sagt viel über die Arbeitsatmosphäre in einer Firma aus.

Krawatte und Kostüm

Auch die richtige Kleidung gehört zu einer guten Vorbereitung. In jedem Fall ist die Kleidung zu wählen, in der man sich wohl fühlt und die einen gepflegten und seriösen Eindruck macht. Die Wahl hängt natürlich auch davon ab, bei welchem Unternehmen man sich vorstellt und für welche Position man sich bewirbt. Als Orientierung können diejenigen dienen, die bereits ein einer vergleichbaren Position arbeiten. Wichtig ist allerdings, dass man nicht in völlig ungewohnter "Aufmachung" erscheint, denn es ist schnell zu erkennen, wenn man sich in seiner Kleidung nicht wohl fühlt.
Das Einstellungsinterview sollte man als Informationsaustausch verstehen. Vor diesem Hintergrund sollte das Vorstellungsgespräch als echter Dialog geführt werden. Es geht um eine wichtige Entscheidung, die mit einigem Risiko verbunden ist - und das gilt sowohl für das Unternehmen wie für den Bewerber. Eine realitätsnahe Selbstdarstellung beider Seiten ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit enorm wichtig.
Während des Interviews sollte man darauf achten, überlange Monologe, aber auch langes Schweigen zu vermeiden - beides ist für den Gesprächspartner anstrengend und nicht überzeugend. Es gibt aber keine "Muster- oder Standardvorstellungsgespräche". Manchmal werden standardisierte Interviewleitfäden verwendet, meist entwickeln sich die Gespräche frei nach einem vorbereiteten Fragenkatalog. Grundlage des Dialogs ist meist der Lebenslauf des Bewerbers. Man sollte die dort aufgeführten Informationen nicht allzu ausführlich wiederholen - schließlich kann man davon ausgehen, dass das Gegenüber die Fakten kennt.

Beim Gespräch wird der Bewerber vor allem erklären müssen, warum er bestimmte Entscheidungen in seinem bisherigen Lebensverlauf getroffen hat und welche Zielvorstellungen er für die Zukunft hat. Es kann zum Beispiel um die Motivation bei der Wahl des Studiums oder der Fächerkombination gehen. Oder es kommt die Frage, warum der Bewerber sich gerade auf die ausgeschriebene Stelle beworben hat. Den Personalverantwortlichen interessiert auch, welche Erwartungen und Vorstellungen der Gesprächspartner mit der Position verbindet. Oft muss der Bewerber das Thema seiner Diplomarbeit erläutern. Und gerade in international agierenden Unternehmen werden im Vorstellungsgespräch häufig auch die Englisch-Kenntnisse getestet. Insgesamt versucht der Arbeitgeber, durch das Gespräch die Teamorientierung, Kontaktfähigkeit und Einsatzbereitschaft des Kandidaten besser einschätzen zu können. Auch über Qualitäten wie den sprachlichen Ausdruck sowie das Konzentrations- und Differenzierungsvermögen gibt ein Interview Aufschluss. Für den Bewerber ist es wichtig, einen möglichst guten Eindruck vom Unternehmen und der Stelle zu gewinnen. Wer dieses Interesse im Gespräch durch seine Fragen vermittelt, sammelt Pluspunkte.

Bewerber müssen häufig auch zwei Gespräche führen: eines mit der Personal- und eines mit der Fachabteilung. Oft finden sie am gleichen Tag statt. Manchmal aber übernimmt eine der Abteilungen (in der Regel die Personalabteilung) eine Vorauswahl, so dass ein zweiter Gesprächstermin vereinbart wird.
Beim Interview in der Personalabteilung geht es in erster Linie um die persönliche Qualifikation. Fachliche Fragen stehen eher im Hintergrund. Hier werden Themen wie Arbeitsvertrag, Gehalt und Einstiegsposition behandelt. In der Fachabteilung wird das Gespräch meist vom späteren Vorgesetzten geführt. Ihn interessiert vor allem die fachliche Qualifikation und die Integrationsfähigkeit in die Abteilung. Deshalb sollte man auch auf Detailfragen, z.B. zur Diplomarbeit, vorbereitet sein. Die Gespräche können jeweils von 45 Minuten bis zu mehreren Stunden dauern. Werden noch bestimmte Testverfahren oder ein Assessment Center eingesetzt, muss man ein bis zwei Tage einrechnen.

Dauer des Bewerbungsverfahrens

Das Auswahlverfahren zieht sich meist über mehrere Wochen hin. Vom Zeitpunkt der Anzeigenschaltung bis zur Einstellung können durchaus drei Monate vergehen. Eine umgehende Bestätigung des Bewerbungseingangs ist bei vielen Unternehmen üblich. Die ersten Gespräche werden in der Regel drei bis sechs Wochen nach Erscheinen der Anzeige geführt - je nachdem, wie viele Bewerbungsunterlagen eingegangen sind. Wer nach sechs bis acht Wochen noch nichts gehört hat, sollte bei der Personalabteilung nachfragen. Auch wer zwischenzeitlich das Vertragsangebot eines anderen Unternehmens hat, sollte sich nach dem Stand des Bewerbungsverfahrens und den generellen Chancen erkundigen.

Und wenn es nicht klappt?

Wer nicht zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird oder nach dem Gespräch eine Absage erhält, ist selbstverständlich zunächst enttäuscht. Da aber bei den meisten Stellenausschreibungen nur ein Bewerber zum Zug kommt und die Zahl der Bewerber für manchen Job sehr groß ist, ist eine Absage wahrscheinlicher als eine Zusage. Wenn sich die Absagen häufen, sollte man versuchen, daraus zu lernen. Wurde man aufgrund seiner Bewerbungsunterlagen abgelehnt, ist das natürlich schwierig: Schon aus Zeitgründen wird das Unternehmen nicht jede einzelne Absage individuell erläutern, sondern eine Standardformulierung wählen. Bei der Ablehnung nach dem Vorstellungsgespräch sind die Chancen größer, Genaueres über die Gründe zu erfahren. Man sollte deshalb unmittelbar nach der Absage mit dem Unternehmen Kontakt aufnehmen. Oft wird die Antwort sein, dass ein Bewerber ausgewählt wurde, der die gestellten Anforderungen noch besser erfüllt. Hier sollte man nachhaken und versuchen, eigene Defizite aufzudecken. Die Bereitschaft der Personalverantwortlichen, über die Gründe einer Absage Auskunft zu geben, ist am Telefon größer als beim Schriftwechsel.

Quellenhinweis